Reduza custos em viagens corporativas sem sacrificar o conforto da sua equipe

Viagens corporativas são essenciais para o crescimento de qualquer empresa. Reuniões presenciais, visitas a clientes, participação em eventos e treinamentos fazem parte da rotina de negócios que buscam expandir sua atuação. O desafio, porém, está em equilibrar a necessidade de viajar com o controle orçamentário — sem que isso signifique colocar a equipe em situações desconfortáveis ou prejudicar a produtividade.

A boa notícia é que reduzir custos não significa abrir mão da qualidade. Com planejamento adequado, parcerias estratégicas e o suporte certo, é possível otimizar cada etapa da viagem corporativa e transformar esse investimento em resultados concretos para o negócio.

Neste artigo, vamos mostrar como sua empresa pode viajar de forma mais inteligente, economizando recursos sem comprometer a experiência dos colaboradores.

O verdadeiro custo de uma viagem mal planejada

Muitas empresas focam apenas no preço da passagem aérea ou da hospedagem na hora de avaliar os gastos com viagens. Esse é um erro comum que pode sair caro. O custo real de uma viagem corporativa vai muito além do bilhete — envolve tempo, produtividade, bem-estar do colaborador e até a imagem da empresa perante clientes e parceiros.

Uma viagem mal planejada pode resultar em conexões longas e cansativas, hotéis mal localizados que exigem deslocamentos extras, ou falta de suporte quando imprevistos acontecem. O colaborador chega ao destino esgotado, rende menos na reunião e ainda pode precisar estender a estadia para compensar o tempo perdido.

Por outro lado, quando a viagem é bem estruturada, o profissional chega descansado, focado e pronto para entregar resultados. Isso impacta diretamente na eficiência do negócio e no retorno sobre o investimento feito em cada deslocamento.

Planejamento antecipado: o primeiro passo para economizar

Parece óbvio, mas o planejamento com antecedência ainda é um dos fatores que mais influenciam no custo final de uma viagem corporativa. Passagens aéreas compradas com semanas de antecedência costumam ser significativamente mais baratas do que aquelas adquiridas de última hora. O mesmo vale para hospedagens, especialmente em períodos de alta demanda.

Empresas que trabalham com uma política de viagens bem definida conseguem organizar melhor os deslocamentos da equipe, aproveitando janelas de preços mais favoráveis e evitando gastos desnecessários. Essa política deve estabelecer critérios claros sobre classes de voo, categorias de hotel, limites de reembolso e processos de aprovação.

Além disso, centralizar a gestão das viagens em um único ponto — seja uma área interna ou uma agência parceira — facilita o controle dos gastos e permite identificar padrões que podem ser otimizados ao longo do tempo.

Tecnologia e dados a favor da sua empresa

A transformação digital também chegou ao mercado de viagens corporativas. Hoje, existem plataformas de self booking que permitem aos colaboradores fazerem suas próprias reservas dentro das regras estabelecidas pela empresa. Isso agiliza o processo, reduz a burocracia e mantém a conformidade com a política de viagens.

Mais do que facilitar reservas, essas ferramentas geram dados valiosos para a gestão. Relatórios de Business Intelligence mostram quanto a empresa está gastando por trecho, por colaborador, por período. Revelam quais rotas são mais frequentes, qual a antecedência média das compras e onde estão as oportunidades de economia.

Com essas informações em mãos, os gestores podem tomar decisões mais assertivas, negociar melhores condições com fornecedores e ajustar a política de viagens conforme a realidade do negócio. Não se trata de cortar custos às cegas, mas de investir de forma inteligente em cada deslocamento.

A Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (ABRACORP) destaca regularmente a importância da tecnologia e da gestão profissional para a otimização dos programas de viagens nas empresas brasileiras.

O valor de uma parceria estratégica

Gerenciar viagens corporativas internamente pode parecer mais econômico à primeira vista, mas nem sempre é a melhor escolha. Empresas que tentam fazer tudo sozinhas frequentemente enfrentam dificuldades com negociações, falta de acesso a tarifas especiais e sobrecarga das equipes administrativas.

Uma agência especializada em viagens corporativas funciona como uma extensão do seu time. Ela conhece o mercado, tem relacionamento com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos, e consegue condições que dificilmente estariam disponíveis para reservas individuais.

Mas o diferencial de uma boa parceira vai além das tarifas. Está no atendimento consultivo, na capacidade de entender as necessidades específicas da sua empresa e propor soluções sob medida. Está na agilidade para resolver imprevistos — um voo cancelado, uma mudança de agenda, uma emergência durante a viagem. Está na tranquilidade de saber que seus colaboradores terão suporte real quando precisarem.

A Mabtour Viagens atua há mais de 17 anos no mercado, atendendo empresas de todos os portes com foco em eficiência, economia e cuidado com cada viajante. Trabalhamos com os melhores sistemas de reservas do mercado, oferecemos relatórios gerenciais completos e mantemos uma equipe preparada para atender com agilidade em qualquer situação.

Economia que aparece nos resultados

Quando falamos em redução de custos, os números falam por si. Empresas que adotam uma gestão profissional de viagens conseguem economias que variam de 15% a 30% nos gastos totais com deslocamentos. Essa economia vem de diversas frentes: melhores tarifas negociadas, maior antecedência nas compras, redução de desperdícios e otimização de rotas.

Porém, o benefício não é apenas financeiro. Colaboradores que viajam bem produzem mais, se sentem valorizados e representam melhor a empresa. Clientes e parceiros percebem quando uma organização cuida dos seus profissionais — e isso fortalece relacionamentos comerciais.

Outro aspecto relevante é a sustentabilidade. Empresas cada vez mais preocupadas com práticas ESG podem monitorar as emissões de CO₂ geradas pelas viagens e adotar estratégias de compensação. A Mabtour oferece relatórios de emissão em parceria com a FGV, ajudando nossos clientes a alinhar suas viagens corporativas com as melhores práticas ambientais.

Sua empresa merece uma gestão de viagens à altura

Reduzir custos com viagens corporativas não precisa ser sinônimo de desconforto ou economia mal feita. Com a estratégia certa e o parceiro adequado, sua empresa pode viajar mais, viajar melhor e gastar menos.

A Mabtour Viagens está pronta para ser essa parceira. Oferecemos uma estrutura completa de gestão corporativa, com tecnologia de ponta, atendimento humano e consultivo, e o compromisso de cuidar da sua equipe em cada etapa da jornada. Nossos consultores conhecem o perfil de viagem da sua empresa e trabalham para encontrar as melhores soluções dentro da sua realidade.

Quer descobrir como podemos ajudar sua empresa a transformar a gestão de viagens? Entre em contato com nossa equipe e agende uma conversa sem compromisso. Vamos mostrar na prática como eficiência e cuidado podem caminhar juntos.